Ai sensi dell’art. 122 del Codice dei beni culturali e del paesaggio (D.Lgs. 42/2004 e ss.mm.) i documenti conservati negli Archivi di Stato sono liberamente consultabili con alcune eccezioni:
- i documenti dichiarati di carattere riservato, relativi alla politica estera o interna dello Stato, che diventano consultabili 50 anni dopo la loro data;
- i documenti contenenti dati “sensibili” (idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche, politiche nonché l’adesione ad associazioni, a partiti e sindacati) e dati relativi a provvedimenti di natura penale espressamente indicati dalla normativa in materia di trattamento dei dati personali", che diventano consultabili trascorsi 40 anni dalla loro data;
- i documenti contenenti i cosiddetti dati “sensibilissimi”, vale a dire relativi allo stato di salute, le abitudini sessuali e i rapporti riservati di tipo familiare, e che sono consultabili solo dopo 70 anni.
Particolari condizioni di accesso sono richieste per i documenti relativi ai bambini esposti.
La consultazione per scopi storici di documenti di carattere riservato prima della scadenza dei termini può essere autorizzata dal Ministero dell’Interno, previo parere favorevole del direttore dell’Archivio di Stato.
Il rispetto dei dati personali presenti nelle carte rese consultabili è garantito dagli artt. 9, 10 e 11 delle Regole deontologiche per il trattamento a fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica del 19 dicembre 2018 pubblicate ai sensi dell’art. 20, comma 4, del d.lgs. 10 agosto 2018, n. 101.
Modalità di inoltro della richiesta di consultazione
Per ottenere l'autorizzazione necessaria, l'utente dovrà inoltrare, presso questo Istituto, domanda di consultazione di atti riservati ai sensi dell'art. 123 D. Lgs. 22 gennaio 2004 n. 42 e successive modificazioni.
Nella domanda devono risultare indicati, oltre alle generalità del richiedente, le concrete motivazioni di studio ed il fondo o i fondi archivistici (specificamente attinenti le finalità della ricerca) di cui si chiede la consultazione. Le indicazioni concernenti i dati personali di identificazione devono essere comprovate con l'esibizione di un documento di riconoscimento del quale vanno annotati gli estremi.
Ottenuto il parere favorevole del Direttore dell'Archivio di Stato, la richiesta sarà inoltrata alla Prefettura di Ferrara direttamente dall'Istituto.
Pervenuto il decreto di autorizzazione alla consultazione emanato dal Ministero dell'Interno, l'Archivio di Stato lo trasmetterà all'utente, invitandolo a presentarsi presso la sala di studio dove, compilata l'apposita modulistica, potrà accedere alla consultazione degli atti.
